O Plenário do Conselho Regional de Enfermagem de São Paulo – Coren-SP, neste ato, legal e regimentalmente representado pelo Presidente e pela Primeira Secretária desta Autarquia,
CONSIDERANDO o disposto na Lei Federal n° 14.063, de 23 de setembro de 2020, que simplificou os procedimentos de validação eletrônica de documentos no âmbito da Administração Pública Federal, sendo aplicável a todas as entidades autárquicas federais;
CONSIDERANDO o estatuído no Decreto Federal n° 10.543, de 13 de novembro de 2020, que regulamenta o nível mínimo exigido para a assinatura eletrônica em interações com os entes públicos;
CONSIDERANDO que os princípios da eficiência e da sustentabilidade socioambiental devem nortear as ações de todos os agentes da sociedade, em especial as entidades da administração pública;
CONSIDERANDO que o uso de assinatura eletrônica representa uma economia de recursos públicos, notadamente de despesas com materiais de escritório;
CONSIDERANDO que a validação eletrônica de documentos, reconhecidamente, confere maior proteção e confiabilidade aos atos e negócios jurídicos do que a assinatura em papel, esta última a mais vulnerável e burocrática dentre as alternativas existentes;
CONSIDERANDO que o uso de assinatura eletrônica confere maior celeridade, economicidade, racionalidade, segurança e eficiência aos procedimentos e processos administrativos, o Plenário, baixa as seguintes determinações:
Art. 1°. Fica instituída a assinatura eletrônica como meio válido para formalização de documentos no âmbito do Coren-SP.
Art. 2°. Esta Decisão estabelece regras e procedimentos sobre o uso de assinaturas eletrônicas no âmbito da:
I – interação eletrônica interna entre os agentes públicos do Coren-SP;
II – interação eletrônica entre pessoas naturais ou pessoas jurídicas de direito privado e os agentes públicos do Coren-SP; e
III – interação eletrônica entre os agentes públicos do Coren-SP e entes públicos da administração direta, autárquica e fundacional dos entes federativos.
Parágrafo único. O disposto nesta Decisão não se aplica:
I - à interação eletrônica no âmbito do Coren-SP na qual seja permitido o anonimato:
a) recebimento de denúncias anônimas de irregularidades existentes em instituições de saúde fiscalizadas;
b) recebimento de denúncias anônimas acerca de infrações éticas cometidas por profissionais de enfermagem; e
c) em qualquer outra situação em que seja dispensada a identificação do particular.
II – às ações da Ouvidoria do Coren-SP, no recebimento de reclamações de usuários externos; e
III - às outras hipóteses nas quais deva ser dada garantia de preservação de sigilo da identidade do particular na atuação perante o ente público.
Art. 3°. Para o disposto nesta Decisão, consideram-se as seguintes definições:
I – usuários internos: agentes públicos ativos do Coren-SP, tais como conselheiros, empregados, prestadores de serviço de empresa terceirizada, estagiários do Coren-SP e outros que tenham acesso, de forma autorizada, a informações e documentos produzidos, geridos ou custodiados pelo Coren-SP;
II – usuários externos: quaisquer outras pessoas naturais ou pessoas jurídicas de direito público ou privado não contempladas no inciso anterior;
III – interação eletrônica - o ato praticado por particular ou por agente público, por meio de edição eletrônica de documentos ou de ações eletrônicas, com a finalidade de:
a) adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir ou declarar direitos;
b) impor obrigações; ou
c) requerer, peticionar, solicitar, relatar, comunicar, informar, movimentar, consultar, analisar ou avaliar documentos, procedimentos, processos, expedientes, situações ou fatos;
IV – documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;
V – assinatura eletrônica: os dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar, observados os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos na lei e regulamentados por esta Decisão;
V – assinatura eletrônica simples: registro que permite identificar o seu signatário e que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário;
VI – assinatura eletrônica avançada é a que garante a identidade a partir de cadastro com validador de acesso digital, qual seja, a validação biográfica e documental, presencial ou remota, conferida por agente público e que possui as seguintes características:
a) está associada ao signatário de maneira unívoca;
b) utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cujo signatário pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo;
c) está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável;
VII – assinatura eletrônica qualificada: a que utiliza certificado digital, nos termos da legislação pertinente.
VIII – certificado digital: atestado eletrônico que associa os dados de validação da assinatura eletrônica a uma pessoa natural ou jurídica
IX – certificado digital ICP-Brasil: certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), na forma da legislação vigente.
X – autenticidade: propriedade de que a informação foi produzida, expedida, modificada ou destruída por uma determinada pessoa natural, ou por um determinado sistema, órgão ou entidade;
XI – integridade: propriedade de que a informação não foi modificada ou destruída de maneira não autorizada ou acidental;
XII – validação biométrica: confirmação da identidade da pessoa natural mediante aplicação de método de comparação estatístico de medição biológica das características físicas de um indivíduo com objetivo de identificá-lo unicamente com alto grau de segurança;
XIII – validação biográfica: confirmação da identidade da pessoa natural mediante comparação de fatos da sua vida, tais como nome civil ou social, data de nascimento, filiação, naturalidade, nacionalidade, sexo, estado civil, grupo familiar, endereço e vínculos profissionais, com o objetivo de identificá-la unicamente com médio grau de segurança; e
XIV – validador de acesso digital: órgão ou entidade, pública ou privada, autorizada a fornecer meios seguros de validação de identidade biométrica ou biográfica em processos de identificação digital.
Art. 4°. Na Sede e Subseções do Coren-SP, a produção e o envio de documentos, processos, pareceres, despachos, informações em geral, recursos, bem como a prática de atos processuais administrativos por meio eletrônico, serão admitidos mediante a utilização de assinatura eletrônica.
Art. 5°. Os documentos produzidos, geridos ou custodiados pelo Coren-SP terão sua autoria, autenticidade e integridade assegurados, conforme o caso, a depender do nível de classificação de segurança exigido para cada espécie de documento, mediante a utilização de assinaturas com assinatura eletrônica avançada.
Art.6°. A assinatura eletrônica avançada será admitida por meio de identificação individual, preferencialmente via login e senha.
Art. 7°. A assinatura eletrônica é de uso exclusivo do usuário interno, de caráter pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.
§1º A prática de atos assinados eletronicamente importará aceitação, por parte do usuário interno, das normas regulamentares sobre o assunto.
§2º O uso indevido da assinatura eletrônica implicará a responsabilização legal do usuário interno.
Art. 8º. Deverão ser cadastrados pela Gerência de Tecnologia da Informação – GTI como usuários internos os agentes públicos do Coren-SP.
Art. 9º. Será responsabilidade de todo e qualquer usuário interno:
I – a guarda, o sigilo e a utilização pessoal e intransferível de suas credenciais de acesso, de seus dispositivos e dos sistemas que provêm os meios de autenticação e de assinatura;
II – informar ao ente público possíveis usos ou tentativas de uso indevido.
III – cumprir os deveres legais referentes ao acesso à informação e à proteção da informação sigilosa, pessoal ou com algum outro grau de sensibilidade;
IV – acessar e utilizar as informações do sistema no estrito cumprimento de suas atribuições profissionais;
V – manter sigilo da senha relativa à assinatura eletrônica;
VI – alterar imediatamente a senha de acesso ao portal de acesso à assinatura eletrônica em caso de suspeita de seu conhecimento por terceiro;
VII – encerrar a sessão de uso garantindo a impossibilidade de utilização indevida das informações por outrem; e
VIII – responder pelas consequências decorrentes das ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer a exclusividade de conhecimento de sua senha ou dos atos do processo para os quais esteja habilitado;
§1º Presumem-se de autoria do usuário os atos praticados, dentro ou fora do Coren-SP, com lastro em sua identificação e senha pessoal.
§2º A utilização do certificado digital para qualquer operação implica não-repúdio, não podendo o detentor negar a autoria da operação nem alegar que tenha sido praticada por terceiro.
§3º O não-repúdio de que trata o parágrafo anterior aplica-se, também, às operações efetuadas entre o período de solicitação da revogação ou suspensão da assinatura eletrônica cadastrada.
§4º Em caso de suspeição de uso indevido das assinaturas eletrônicas de que trata esta Decisão, o Coren-SP poderá suspender os meios de acesso das assinaturas eletrônicas possivelmente comprometidas, de forma individual ou coletiva.
Art. 10. O certificado digital será utilizado por usuários internos específicos, desde que sua atribuição exija, para acesso a sistemas externos aos do Coren-SP e pelo Presidente do Coren-SP, sempre que necessário.
§1º O empregado público detentor de certificado digital adquirido pelo Coren-SP é responsável por sua utilização, guarda e conservação, respondendo pelos custos de reposição no caso de perda, extravio ou mau uso da mídia de armazenamento.
§2º O certificado digital é de uso pessoal, intransferível e hábil a produzir efeitos legais em todos os atos nos quais vier a ser utilizado, dentro ou fora do Coren-SP.
§3° O detentor compromete-se a manter a mídia de armazenamento dos certificados digitais em local seguro e com proteção física contra acesso indevido, descargas eletromagnéticas, calor excessivo e outras condições ambientais que representam riscos à integridade do instrumento;
§4º A utilização do certificado digital para qualquer operação implica não-repúdio, não podendo o detentor negar a autoria da operação nem alegar que tenha sido praticada por terceiro.
§5º O não-repúdio de que trata o parágrafo anterior aplica-se, também, às operações efetuadas entre o período de solicitação da revogação ou suspensão do certificado e respectiva inclusão na lista de certificados revogados publicada pela autoridade certificadora.
Art. 11. Compete ao usuário interno detentor de credenciais de assinatura eletrônica:
I – estar de posse de suas credenciais de assinatura eletrônica para o desempenho de atividades profissionais que requeiram o uso destas;
II – solicitar, de acordo com os procedimentos definidos para esse fim, a imediata revogação de suas credenciais de assinatura eletrônica em caso de inutilização;
III – alterar imediatamente a senha de acesso de seu login em caso de suspeita de seu conhecimento por terceiro;
V – observar as diretrizes definidas para criação e utilização de login e senhas de assinatura eletrônica;
VI – solicitar o fornecimento de novas credenciais nos casos de suspensão da assinatura eletrônica avançada cadastrada; e
VII – verificar periodicamente a data de validade de suas credenciais e realizar, tempestivamente, atualizações de senha, conforme orientações publicadas pela Gerência de Tecnologia da Informação – GTI para este fim.
Art. 12. Os níveis mínimos para as assinaturas em interações eletrônicas no Coren-SP são:
I – a assinatura simples é admitida para as hipóteses cujo conteúdo da interação não envolvam informações protegidas por grau de sigilo e não ofereçam risco direto de dano a bens, serviços e interesses do ente público, incluídos:
a) a solicitação de agendamentos, atendimentos, anuências, autorizações e licenças por usuário externo junto ao Coren-SP;
b) pedidos de inscrição de profissionais de enfermagem, requisição de anotação de responsabilidade técnica e pedido de registro de empresa, dentre outros similares;
c) o envio de documentos digitais ou digitalizados e o recebimento de número de protocolo decorrente da ação;
d) participação em pesquisa pública; e
e) o requerimento de benefícios assistenciais, trabalhistas ou previdenciários diretamente pelo interessado.
II – a assinatura eletrônica avançada é admitida para as situações previstas no parágrafo anterior e para as hipóteses de interação com o ente público que, considerada a natureza da relação jurídica, exijam maior garantia quanto à autoria, incluídos:
a) a formalização de documentos emitidos por usuários internos do Coren-SP;
b) as interações eletrônicas entre agentes públicos do Coren-SP e usuários externos que envolvam informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo;
c) a manifestação de vontade para a celebração de contratos, convênios, acordos, termos e outros instrumentos sinalagmáticos bilaterais ou plurilaterais congêneres;
d) os atos relacionados a autocadastro, como usuário externo ou como agente público, para o exercício de atribuições, em sistema informatizado de processo administrativo eletrônico ou de serviços;
e) as decisões administrativas, incluindo as referentes à concessão de benefícios assistenciais, trabalhistas, previdenciários e tributários que envolvam dispêndio direto ou renúncia de receita pela administração pública;
f) as declarações prestadas em virtude de lei que constituam reconhecimento de fatos e assunção de obrigações;
g) o envio de documentos digitais ou digitalizados em atendimento a procedimentos administrativos ou medidas de fiscalização;
h) os atos ordinatórios e enunciativos dos Conselheiros; e
i) a apresentação de defesa e interposição de recursos administrativos.
III – a assinatura eletrônica qualificada é aceita em qualquer interação eletrônica com entes públicos, inclusive nas hipóteses mencionadas nos parágrafos anteriores, sendo obrigatória para:
a) os atos de transferência e de registro de bens imóveis, ressalvados os atos realizados perante as juntas comerciais;
b) os atos normativos e punitivos;
c) os contratos assinados pela Presidência do Coren-SP; e
d) as demais hipóteses previstas em lei.
§1º A disponibilização de certificados digitais será realizada na medida da necessidade e da implantação das funcionalidades que exijam o seu uso.
§2º A Presidência do Coren-SP poderá estabelecer o uso de assinatura eletrônica em nível superior ao mínimo exigidos neste artigo, caso as especificidades da interação eletrônica em questão o exijam.
§3º A exigência de níveis mínimos de assinatura eletrônica não poderá ser invocada como fundamento para a não aceitação de assinaturas realizadas presencialmente ou derivadas de procedimentos presenciais para a identificação do interessado.
§4º A assinatura simples de que trata o inciso I do caput deste artigo será admitida para interações eletrônicas em sistemas informatizados de processo administrativo ou de atendimento a serviços públicos, por parte de agente público, exceto nas hipóteses do §3º deste artigo.
Art. 13. O Coren-SP adotará a assinatura eletrônica em documentos por ele produzidos, geridos ou custodiados em meio eletrônico de forma gradativa, respeitados os seguintes critérios:
I – para a utilização de assinatura simples, o usuário poderá fazer seu cadastro pela internet, mediante autodeclaração validada em bases de dados governamentais;
II – para a utilização de assinatura avançada, o usuário deverá realizar o cadastro com garantia de identidade a partir de validador de acesso digital, incluída a:
a) validação biográfica e documental, presencial ou remota, conferida por agente público; ou
b) validação biométrica conferida em base de dados governamental; ou
c) validação biométrica, biográfica ou documental, presencial ou remota, conferida por validador de acesso digital que demonstre elevado grau de segurança em seus processos de identificação.
III - para utilização de assinatura qualificada, o usuário utilizará certificado digital, nos termos da legislação pertinente.
Art. 14. Compete à Gerência de Tecnologia da Informação – GTI do Coren-SP autorizar os validadores de acesso digital, previstos no inciso II do caput deste artigo.
Art. 15. O uso inadequado dos instrumentos de assinatura eletrônica ou certificados digitais sujeitam o infrator à apuração de responsabilidade nas esferas civil, penal e administrativa, na forma da legislação vigente.
Art. 16. Os casos omissos nesta Decisão serão resolvidos pela Presidência do Coren-SP.
Art. 17. Esta Decisão entra em vigor na data de sua assinatura e revoga as disposições em contrário.
Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.
São Paulo, 18 de março de 2021.
JAMES FRANCISCO PEDRO DOS SANTOS COREN-SP 83.543 Presidente |
EDUARDA RIBEIRO DOS SANTOS COREN-SP 83.115 Primeira Secretária |