DECISÃO COREN-SP/PLENÁRIO/024/2022

O Plenário do Conselho Regional de Enfermagem de São Paulo – Coren-SP, neste ato, legal e regimentalmente representado pelo Presidente e pela Primeira Secretária desta Autarquia, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei nº. 5.905, de 12 de julho de 1973, e pelo Regimento Interno da autarquia, aprovado pela Decisão COREN-SP/DIR/003/2013, de 3 de setembro de 2013;

CONSIDERANDO os princípios norteadores da Administração Pública;

CONSIDERANDO o disposto na Lei 14.133, de 1 de abril de 2021;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa SEGES/ME nº 67/2021 que dispõe sobre a dispensa de licitação na forma eletrônica de que trata a Lei nº 14.133/2021 e institui o sistema de dispensa eletrônica no âmbito da Administração Pública federal, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 que regulamenta a elaboração de pesquisa de preços no âmbito da Lei nº 14.133/2021;

CONSIDERANDO o Decreto 10.818, de 27 de setembro de 2021, que regulamenta o art. 20 da Lei nº 14.133/2021 (bens de luxo);

CONSIDERANDO a Instrução Normativa nº. 05/2017 do Ministério da Economia que dispõe sobre as regras e diretrizes do procedimento de contratação de serviços sob o regime de execução indireta no âmbito da Administração Pública federal, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO os dispositivos constantes no Manual de Planejamento para Contratação expedido pelo COFEN por meio da Resolução COFEN nº 594/2018;

CONSIDERANDO o disposto no art. 18, §1º, inciso X da Lei Federal nº 14.133/2021;

CONSIDERANDO a Resolução COFEN nº. 340/08, que dispõe o Regulamento da Administração Financeira e Contábil do Sistema COFEN/Conselhos Regionais;

 CONSIDERANDO a necessidade de controle do fluxo de compras e contratação de serviços por inexigibilidade e dispensa de licitação, bem como a adequação das ações dos integrantes da estrutura deste Conselho;

CONSIDERANDO a necessidade de dar maior agilidade aos processos de contratação por meio de contratação direta, principalmente para objetos de baixo valor e nas capacitações/treinamentos dos empregados do Coren-SP;

CONSIDERANDO a DECISÃO COREN-SP/PLENÁRIO/023/2022, que dispõe sobre o Plano Anual de Compras e Contratações de bens, serviços, obras e soluções de tecnologia da informação e comunicações no âmbito do Coren-SP e sobre o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações.

CONSIDERANDO o disposto no inciso X, do artigo 11; e no inciso II do artigo 14, ambos da Decisão COREN-SP/PLENÁRIO/06/2014, que dispõe sobre a instituição da Controladoria Geral para as atividades administrativas do Coren-SP;

                   DECIDE:

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º.Os atos necessários para efetuar compras e contratação de serviços através de inexigibilidade e de dispensa de licitação obedecerão ao disposto nesta Decisão e aos procedimentos previstos em seus anexos.

Art. 2º.Para fins de entendimento desta Decisão, consideram-se os seguintes termos:

1. Área requisitante: área responsável pela identificação da necessidade da compra ou contratação de serviço e pela formalização da demanda à autoridade competente.
2. Cursos abertos: são aqueles disponibilizados ao público em geral, sendo que os interessados realizam a matrícula para participar. Nesse modelo, a entidade promotora do treinamento é quem dita as regras da contratação.
3. Cursos fechados são aqueles destinados aos indivíduos do órgão que contrata o serviço, ou seja, são elaborados de acordo com as regras prescritas e necessidades dos próprios interessados na capacitação.
4. DFD (Documento de Formalização da Demanda): documento que deve ser emitido pelo responsável da área requisitante, dando início ao procedimento de contratação;
5. EP (Equipe de Planejamento): conjunto de empregados públicos, que reúnem as competências necessárias à elaboração do ETP, o que inclui conhecimentos sobre aspectos técnicos e de uso do objeto, licitações e contratos, dentre outros.
6. ETP (Estudo Técnico Preliminar): documento constitutivo da primeira etapa do planejamento de uma contratação que caracteriza o interesse público envolvido e a sua melhor solução e dá base ao anteprojeto, ao termo de referência ou ao projeto básico a serem elaborados caso se conclua pela viabilidade da contratação.
7. Fracionamento de despesa: consiste na fuga à modalidade licitatória cabível, em função do valor da contratação, com a utilização de modalidade menos ampla ou com a não realização de processo de licitação (contratação direta), utilizando indevidamente a dispensa de baixo valor.
8. PACC (Plano Anual de Compras e Contratações): instrumento que consolida todas as compras e contratações que se pretende realizar ou prorrogar no exercício, contemplando bens, serviços, obras e solução de tecnologia da informação;
9. PADP (Plano Anual de Desenvolvimento de Pessoas): instrumento de identificação e gestão das necessidades de capacitação e desenvolvimento dos empregados do Coren-SP, além da definição dos temas, metodologias e ações a serem implementadas no exercício.
10. PDTI (Plano Diretor de Tecnologia da Informação): instrumento de diagnóstico, planejamento e gestão dos recursos e processos de TI (Tecnologia da Informação);
11. Mapa Comparativo de Preços: documento que demonstra a metodologia empregada para a obtenção do preço estimado da contratação e dos preços unitários referenciais que a compõem.
12. Mapa de Risco: documento que representa os fatores de risco nas etapas de contratação, contendo a avaliação da área competente quanto à probabilidade de ocorrência e os impactos.

Art. 3º.As contratações diretas realizadas no âmbito do Coren-SP deverão seguir as diretrizes contidas na Lei nº 14.133/2021.

Art. 4º.Os pedidos de compras e contratação de serviços de que trata esta Decisão deverão constar no PACC aprovado para o exercício, cuja regulamentação estará prevista em Decisão própria.

Art. 5º.Os processos de compras e contratações de que trata esta Decisão serão registrados em formato eletrônico, devendo seguir as diretrizes contidas na DECISÃO COREN-SP/PLENÁRIO/017/2021, com suas alterações.

CAPÍTULO II

DOS FLUXOS

SEÇÃO I

DAS COMPRAS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

Art. 6º. Cria-se o procedimento de compras e contratação de serviços através de contratação direta conforme Anexos I e II (fluxos), o qual altera etapas e prazos estabelecidos anteriormente no fluxo da versão 3.0 da Norma Interna COREN-SP /CG/NI/001/2013.

Art. 7º.Com relação àfase preparatória das contratações diretas, o processo será instruído, dependendo de sua complexidade e conforme previsto no respectivo fluxo, com os seguintes artefatos, além de demais documentos que lhes derem suporte:

1. Documento de Formalização da Demanda (DFD);
2. Estudo Técnico Preliminar;
3. Mapa de Risco;
4. Termo de Referência, Projeto Básico ou Projeto Executivo;
5. Mapa Comparativo de Preços;
6. Minuta do Contrato ou indicação do instrumento contratual correspondente;
7. Parecer Jurídico;
8. Nota de Análise da Controladoria Geral; e
9. Autorização da Presidência.

§1º. A emissão de Nota de Análise pela Controladoria Geral será dispensada para os casos de inexigibilidade de licitação, quando tratar de contratação de cursos, treinamentos, programas de capacitação ou afins, e nas dispensas de licitação por valor, conforme previsto no art. 75, incisos I e II da Lei nº 14.133/2021, exceto para os casos de obras, serviços de engenharia, fornecimentos ou serviços continuados.

§2º. Não será dispensada a elaboração do Mapa de Risco para a etapa de gestão do contrato, exceto se sobrevier regulamentação que disponha ao contrário.

§3º. A GCC terá a responsabilidade de elaborar e manter atualizado modelo de Mapa de Risco a ser disponibilizado internamente no sistema Agiliza, no campo “formulários”.

Art. 8º. Considera-se instaurado o procedimento de compras e contratação com o DFD (Documento de Formalização da Demanda) emitido pelo setor requisitante e com o despacho da Gerência de Compras e Contratos que encaminhará os documentos para autorização da Diretoria, através de abertura do processo administrativo no módulo “Processos” do sistema Agiliza, obedecendo o disposto no Anexo I.

§1º. O despacho de que trata o caput será instruído com elementos idôneos capazes de demonstrar, principalmente:

I- A solicitação de acréscimo de informações, considerando todas as quantidades e especificidades, nos casos de aquisições ou contratações comuns a outras unidades.

II- Informação sobre a previsão no PACC (Plano Anual de Compras e Contratações) do exercício aprovado ou sobre a propositura de revisão dele e do cronograma de contratações.

III- Informação da existência de previsão no PPA, Orçamento e no Planejamento Estratégico;

IV- Citação quanto à possibilidade de contratação por dispensa em razão do valor, com base nos empenhos até então emitidos no exercício, no PACC e nos parâmetros estabelecidos no art. 75, §1º da Lei 14.133/2021, se for o caso.

V- Citação relativa aos DFDs anexos ao despacho, com a formalização de interesse das demais áreas.

Art. 9º. A Diretoria avaliará a solicitação recebida e expedirá autorização para o prosseguimento da demanda.

Art. 10. Ficará a cargo da GCC, providenciar a emissão da Portaria de designação dos membros da Equipe de Planejamento.

Art. 11. A equipe de planejamento (EP) será responsável por elaborar os Estudos Preliminares e o Gerenciamento de Riscos, a qual será constituída preferencialmente por:

1. 01 (um) empregado da GCC-SCC;
2. 01 (um) empregado da área requisitante;
3. 01 (um) empregado da área técnica, quando cabível.

§1º. A Coordenação dos trabalhos recairá ao membro da área requisitante;

                        §2º. Em respeito ao princípio da segregação de funções, não se recomenda que os empregados que integrem a EP sejam de áreas como: Controladoria Geral, PJUR, GJUR, CPL e GCC/SAC, exceto nos casos em que a área seja responsável pela requisição.

                        §3º. A não designação de Equipe de Planejamento deverá ser expressamente motivada pela GCC;

                        §4º. Quando o objeto da contratação tratar de locação de imóvel, a Equipe de Planejamento poderá ser constituída por outros membros cujos cargos tenham afinidade com o objeto;

                        §5º. O Gerenciamento de Riscos da Fase de Gestão do Contrato será de responsabilidade do Gestor do Contrato.

Art. 12. Para fins dessa Decisão, compreende-se as seguintes Áreas Técnicas:

1. Área Requisitante: área do Coren-SP que verifique a necessidade de comprar algum bem ou contratar algum serviço para o desempenho de suas atividades;
2. Gerência Administrativa (GEAD-Logística Operacional): área responsável pelo processo de compras ou contratação, quando relacionado à infraestrutura, reparo predial, de equipamentos ou materiais de manutenção cotidiana ou aquisição de bem móvel ou imóvel, tais como: segurança, limpeza, manutenção predial, lâmpadas, cabos elétricos, dentre outros;
3. Gerência Administrativa-Almoxarifado (GEAD-Almoxarifado): área responsável pelo processo de compras ou contratação, quando se tratar de matérias de almoxarifado, tais como materiais de escritório, insumos de impressora, impressos, gêneros de alimentação, de higiene e de limpeza;
4. Gerência de Gestão de Pessoas (GGP): área responsável pelo acompanhamento juntamente com a chefia direta do empregado que solicitar treinamentos, capacitações ou cursos, e pelas contratações envolvendo outras matérias afetas à área, como folha de pagamento, benefícios aos empregados, clima organizacional, etc;
5. Gerência Tecnologia da Informação (GTI): área responsável pelo processo de compras ou contratação, quando relacionado à aquisição de equipamentos, periféricos, sistema de informação, materiais de informática, consultoria de sistemas, manutenção de programas, dentre outros;
6. Gerência de Comunicação (GECOM): área responsável pelo processo de compras ou contratação, quando relacionado a serviços gráficos, publicidade, comunicação, materiais gráficos institucionais, serviços de buffet e de organização de eventos, dentre outros;
7. Assessoria de Projetos de Engenharia (APE): responsável pelo processo de compras ou contratação, quando relacionado a projetos de engenharia em geral, alterações de layouts, reformas, reparos e manutenções relacionados à estrutura das edificações, adequação da infraestrutura das edificações;
8. Gerência de Atendimento Profissional do Interior e Litoral (GAP-Interior e Litoral): responsável pelo processo de compras ou contratação, quando relacionado aos pedidos de locação de imóvel e estruturação das unidades descentralizadas, exceto Coren-SP Educação;
9. Gerência de Contabilidade (Núcleo fiscal, contábil, orçamentário e patrimônio): área responsável por sanear dúvidas relativas à matéria tributária, contábil, orçamentária e sobre a classificação contábil do bem móvel, bem imóvel, bem intangível (software pronto ou a desenvolver por demanda do Coren-SP), reforma de imóvel, parte ou peça de bem móvel que lhe agregue função/capacidade, tais como: móveis de escritório, equipamentos de uso comum, eletrodomésticos etc.;

§1º. As demandas que envolverem ativos de Tecnologia da Informação, deverão ser analisadas previamente pela GTI, que elaborará parecer técnico sobre a viabilidade da solicitação requisitada e providenciará a atualização do Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI.

§2º. As Áreas Técnicas deverão fornecer suporte para a elaboração do Estudo Técnico Preliminar, podendo ser indicados empregados para a composição da EP, ou na falta de indicação, poderá a GCC realizar a indicação ou excluí-los, em caso de não desempenho.

§3º. Em caso de necessidade, as Áreas Técnicas deverão fornecer suporte ao Membro da CPL ou ao Agente de Contratação responsável por avaliar a habilitação e qualificação de possíveis fornecedores.

Art. 13. A elaboraçãodo Estudo Técnico Preliminar e do Mapa de Risco (fase preparatória) será obrigatória para as contratações diretas, sendo facultativo nos seguintes casos:

                        I- De dispensa de licitação previstos no inciso VIII do artigo 75 da Lei nº 14.133/2021.

                        II- De inexigibilidade de licitação prevista no art. 74, inciso III, f, da Lei nº 14.133/2021, desde que trate exclusivamente de cursos abertos, com programação, data de realização e localização previamente estabelecidos pelo realizador.

§1º. Quando tratar de dispensa de licitação pelo art. 75, II, da Lei nº 14.133/2021, poderá ser utilizado modelo simplificado de ETP, conforme modelo disponibilizado e atualizado no sistema Agiliza, no campo “formulários” de responsabilidade da GCC.

§2º. Não compete à Controladoria avaliar o Estudo Técnico Preliminar e o Mapa de Risco, quando estes forem exigíveis, exceto nos casos em que tratar de matéria afeta ao escopo de análise do setor, conforme previsto no modelo da Nota de Análise de Pedido Inicial (NA-Inicial).

Art. 14. A GCC/SCC será responsável por elaborar o Termo de Referência, Projeto Básico ou Projeto Executivo, exceto quando houver Equipe de Planejamento, sendo que sua elaboração será obrigatória para todos os casos de contratação direta.

Art. 15. Quandodo recebimento do processo, a Presidência da CPL irá internamente designar um dos membros para que fique responsável pela condução da contratação, sendo que os demais membros comporão a Comissão Especial de Licitação (CEL), formalizando expressamente o ato.

Art. 16. A Comissão Especial de Licitação (CEL) ficará responsável pela verificação e ratificação expressa do formato de contratação previamente definido nos estudos preliminares, termos de referência ou projetos básico, além de elaborar a minuta do instrumento contratual e a minuta do Edital de Dispensa Eletrônica, quando cabível, que serão levados ao conhecimento da PJUR/GJUR para análise e emissão de Parecer Jurídico.

 Art. 17. O agente designado para condução da contratação com auxílio da CEL, quando pertinente, conduzirá a fase externa da contratação e será responsável por processar as cotações e dispensas eletrônicas quando cabível, por avaliar e aceitar as propostas, e por habilitar os fornecedores participantes, caso o processo seja autorizado pela Presidência.

Art. 18. A autorização da Dispensa ou da Inexigibilidade de Licitação será emitida pela Presidência após concluída a fase preparatória do fluxo de contratação e tomar ciência das análises da PJUR/GJUR, por meio de Parecer Jurídico e Despachos de Homologação, e da Controladoria Geral, por meio de Nota de Análise, quando forem exigíveis.

SEÇÃO II

DAS COMPETÊNCIAS

Art. 19. Compete à área requisitante:

1. Avaliar a existência de contrato ou ata de registro de preços vigente para o objeto que se pretende contratar;
2. Elaborar o DFD;
3. Acompanhar a fase preparatória da contratação;
4. Elaborar o Estudo Técnico Preliminar, o Mapa Comparativo de Preços e o Mapa de Riscos (fase preparatória), caso não haja designação de EP;
5. Indicar empregados de sua área para compor a EP;
6. Indicar empregados para a fiscalização e gestão contratual.

Art. 20. Compete à Equipe de Planejamento (EP), nos casos em que for constituída:

1. Elaborar o Estudo Técnico Preliminar;
2. Elaborar o Termo de Referência;
3. Elaborar o Mapa Comparativo de Preços;
4. Elaborar o Mapa de Risco para a fase de planejamento da contratação;
5. Verificar se não há incidência de fracionamento de despesa, quando cabível;
6. Fornecer suporte ao agente de contratação, membro da CPL ou comissão de contratação.

Art. 21. Compete à Gerência de Compras e Contratos – Setor de Compras e Contratação (GCC/SCC):

1. Avaliar o DFD, submetendo à deliberação da Diretoria;
2. Realizar a abertura de processo administrativo eletrônico;
3. Verificar com as demais áreas do Coren-SP a existência de interesse no mesmo objeto a ser contratado, adequando a instrução do processo;
4. Verificar se a demanda consta no PACC, no PPA, no Planejamento Estratégico e no Orçamento;
5. Emitir Portaria de designação da EP, quando for necessária sua instituição;
6. Avaliar o Estudo Técnico Preliminar e o Mapa de Risco elaborado pela EP ou área requisitante, submetendo-os à aprovação da Presidência;
7. Elaborar o Termo de Referência, Projeto Básico ou Projeto Executivo, sempre que não houver EP designada;
8. Atualizar o Mapa de Risco, quando pertinente ou solicitado por outras áreas;
9. Requisitar à Gerência de Contabilidade a emissão de nota de pré-empenho, quando pertinente, informando se o processo administrativo deverá ser analisado pela área jurídica e/ou pela Controladoria Geral;
10. Quando não houver necessidade de emissão de nota de pré-empenho, remeter o processo administrativo para a CPL/Setor de Licitações, informando se o processo administrativo deverá ser analisado pela área jurídica e/ou pela Controladoria Geral;
11. Avaliar a necessidade de análise do processo de compras e contratação de serviços pela Controladoria Geral, em observância ao que dispõem o art. 7º, §1.
12. Requisitar à Gerência de Contabilidade a emissão da nota de empenho;
13. Emitir o instrumento de contrato ou outro instrumento hábil substituto, providenciando a coleta das assinaturas do responsável pela contratada e da Presidência, quando pertinente;
14. Providenciar a publicação do extrato do contrato nos veículos exigidos pela legislação, quando pertinente;
15. Publicar cópia do contrato no Portal de Transparência do Coren-SP, atentando-se à LGPD;
16. Solicitar à área requisitante a indicação de empregados para compor a equipe de fiscalização do contrato;
17. Emitir Portaria de designação de fiscais e gestores de contrato;
18. Orientar os membros do Setor de Administração de Contratos (SAC) quanto às obrigações e peculiaridades do contrato firmado;
19. Abrir o processo administrativo eletrônico para acompanhamento da execução contratual ou solução equivalente;
20. Avaliar os casos em que a contratação não for possível, definindo as novas estratégias de contratação, que a depender deverá passar por nova aprovação da Presidência;
21. Emitir relatórios relativos às dispensas de licitação com base no §1º do art. 7º desta Decisão ocorridas no exercício, a disponibilizar no módulo “Servidor de Relatórios” do Agiliza em periodicidade não superior a 3 meses, possibilitando a consulta pela Controladoria Geral para a realização do controle posterior.

Art. 22. Compete à Gerência de Contabilidade:

1. Avaliar e conferir os pedidos de pré-empenho e empenho e emitir a Nota de Pré-Empenho ou Nota de Empenho, respectivamente;
2. Enviar o processo para a Presidência e Tesouraria para assinatura das Notas de Pré-Empenho e Empenho emitidas, verificando se todos os documentos foram efetivamente assinados.
3. Após emissão da nota de pré-empenho, remeter o processo administrativo para a CPL;
4. Quando houver insuficiência de saldo orçamentário, dar início ao procedimento de transposição ou transferência orçamentária e acompanhar até a sua conclusão;
5. Responder a consultas formuladas pelas demais áreas integrantes no fluxo de contratação direta, por meio de Parecer Técnico, relativas a dúvidas quanto à tributação, contabilidade, orçamento, patrimônio e, se houver, aos requisitos de qualificação econômico-financeira das empresas.

Art. 23. Compete à Comissão Permanente de Licitação (CPL), além das atribuições já definidas em Portaria específica:

1. Designar agente para a condução da contratação e para compor a Comissão Especial de Licitação (CEL), devendo-se observar o princípio de segregação de funções;
2. Responder a consultas formuladas pelas demais áreas integrantes no fluxo de contratação direta, por meio de Parecer Técnico.

Art. 24. Compete à Comissão Especial de Licitação (CEL), além das atribuições já definidas em Portaria específica:

1. Averiguar a incidência de fracionamento de despesa, com base no somatório despendido no exercício financeiro e o somatório das despesas realizadas com objetos da mesma natureza, relativos ao mesmo ramo de atividade, ou seja, contido na mesma subclasse do CNAE, e na checagem previamente realizada pelos setores de planejamento conforme PACC, quando se tratar de dispensa de licitação em razão do valor;
2. Emitir parecer técnico acerca da modalidade ou do formato de contratação direta sobre o qual se fundou os setores de planejamento, ratificando-o ou sugerindo outra forma de se contratar, embasando sua análise nos dispositivos legais aplicáveis à matéria;
3. Elaborar a minuta do contrato e demais anexos correlatos, quando cabível;
4. Elaborar a minuta do edital simplificado de Aviso de Dispensa Eletrônica;

6. Requisitar da GJUR a emissão de Parecer Jurídico, caso o processo administrativo não seja instruído com parecer jurídico referencial.

Art. 25. Compete à Gerência Jurídica (GJUR):

1. Efetuar a análise jurídica da legalidade do processo relativo à fase preparatória da contratação direta;
2. Examinar e aprovar a minuta do instrumento contratual;
3. Emitir o Parecer Jurídico, confirmando a viabilidade legal de contratação direta pelo dispositivo legal indicado;
4. Responder a consultas formuladas pelas demais áreas integrantes no fluxo de contratação direta relativas a dúvidas quanto ao ordenamento jurídico;
5. Remeter o processo à Procuradoria Jurídica (PJUR) para prosseguimento.

Art. 26. Compete à Procuradoria Jurídica (PJUR):

1. Analisar o parecer jurídico exarado e acolhê-lo ou não, com a devida fundamentação;
2. Remeter o processo para a Controladoria Geral ou à Presidência, conforme o caso.

Art. 27. Compete à Controladoria Geral:

1. Efetuar análise técnica quanto aos aspectos da legalidade substancial da fase preparatória da contratação direta, quando da realização do controle preventivo, exceto para os casos de dispensa de licitação por baixo valor, que se enquadrarem como serviço ou fornecimento não continuado, e de inexigibilidade de licitação, quando tratar de contratação de cursos, treinamentos, programas de capacitação ou afins;
2. Emitir a Nota de Análise ou parecer técnico a respeito da fase preparatória da contratação, quando pertinente;
3. Emitir parecer sobre consultas a respeito de questionamento fundamentado que trate de pontos específicos do planejamento da contratação, que não sejam relacionadas a assuntos de competência das áreas técnicas formalmente instituídas no organograma do Conselho;
4. Analisar por meio de procedimentos de auditoria ou fiscalização as compras e contratação de serviços que se processarem por Dispensa de Licitação por valor ou Inexigibilidade de Licitação, que não foram alvos de verificação pelo controle preventivo, desde que conste previamente no Plano Anual de Auditoria devidamente aprovado pela Presidência.

§1º. A análise realizada pela Controladoria nos incisos I e III não abordará as tratativas definidas no Estudo Técnico Preliminar e no Mapa de Risco aprovados previamente pela Presidência.

§2º. Não se enquadram na exceção do inciso I as dispensas de licitação por baixo valor que envolvam obras ou serviços de engenharia.

Art. 28. Compete à Diretoria:

1. Apreciar o Documento de Formalização da Demanda (DFD) e, quando pertinente, aprovar o início da fase preparatória da contratação;
2. Avaliar a pertinência dos pedidos de compras ou contratações quanto ao alinhamento dos objetivos institucionais e aos instrumentos de planejamento em vigor;
3. Avaliar os resultados produzidos pelas contratações realizadas, solicitando auxílio das áreas envolvidas no planejamento e na gestão das contratações;

Art. 29. Compete à Presidência:

1. Avaliar e aprovar o Estudo Técnico Preliminar e o Mapa de Risco elaborado pela EP ou área requisitante, quando pertinente;
2. Com base nas análises emitidas pela PJUR/GJUR e/ou Controladoria Geral, deliberar quanto à realização da contratação direta;
3. Emitir a Autorização de Dispensa de Licitação ou a Autorização de Inexigibilidade de Licitação, a depender do formato de contratação direta;
4. Adjudicar e/ou Homologar o resultado da Dispensa ou Cotação Eletrônica, caso o procedimento seja utilizado;
5. Assinar o contrato proveniente da contratação concluída, quando não houver delegação de competência;
6. Assinar as Notas de Pré-Empenho e Empenho, quando emitidas.

Art. 30. Compete à Tesouraria:

1. Assinar as Notas de Pré-Empenho e Empenho, quando emitidas.

Art. 31. Compete ao agente designado pela Presidente da CPL para condução da contratação:

1. Conduzir a fase externa da contratação, inclusive as cotações e dispensas eletrônicas, quando cabível;
2. Analisar, negociar e julgar as propostas dos fornecedores;
3. Habilitar os fornecedores aptos a contratar com o Coren-SP;
4. Publicar os avisos de dispensas de licitação no PNCP e no Portal do Coren-SP;
5. Havendo divulgação sem disputa, verificar se houve manifestação de outros fornecedores com preços melhores que os do mapa, solicitando o auxílio do Setor de Cotação ou das áreas de planejamento, se necessário;
6. Assinar o edital de Aviso de Dispensa Eletrônica, previamente aprovado pela Autoridade Competente, quando cabível;
7. Compilar os preços obtidos quando a cotação for realizada em conjunto com a disputa da Dispensa Eletrônica e solicitar o auxílio do setor de cotação para se pronunciar sobre os preços coletados, quando cabível;
8. Adjudicar a Cotação ou Dispensa Eletrônica, quando cabível;
9. Realizar as publicações pertinentes ao resultado no Portal do Coren-SP e PNCP e, quando necessário, no D.O.U;
10. Comunicar às áreas competentes sobre os casos de fracassos ou deserções, traçando um diagnóstico dos possíveis motivos para ausência de interessados ou interessados não aptos.

Art. 32. Compete à Gerência de Compras e Contratos - Setor de Administração de Contratos (GCC/SAC):

1. Orientar e fornecer suporte aos fiscais e gestores de contrato designados quanto às obrigações firmadas no instrumento de contrato, bem como aos procedimentos iniciais da contratação, como a realização da reunião inicial e elaboração do plano de fiscalização, quando necessário;
2. Avaliar a necessidade de capacitação/treinamento dos fiscais e gestores de contrato quanto ao objeto que foi contratado;
3. Elaborar controle dos prazos de execução, de entrega, periodicidade, vigência contratual e validade da garantia contratual e outros documentos complementares, a fim de evitar a descontinuidade de serviços, o atraso de pagamentos, a inexecução das entregas, a falta de cobertura de garantias, entre outros.

SEÇÃO III

DA CONTRATAÇÃO DE TREINAMENTO

Art. 33.Para a contratação de treinamentos, cursos fechados “in company”, cursos abertos, seminários e afins, poderá seguir o fluxo de contratação direta conforme Anexo I ou II (fluxo), naquilo que couber, o qual altera etapas e prazos estabelecidos anteriormente no fluxo da versão 3.0 da Norma Interna COREN-SP /CG/NI/001/2013.

Art. 34. As demandas de treinamento deverão estar alinhadas ao Plano Anual de Desenvolvimento de Pessoas – PADP a ser elaborado e gerido pela GGP que dará ampla divulgação às gerências do Plano e dos treinamentos aprovados para o exercício.

§1º. Para a elaboração do PADP, a GGP solicitará aos setores e unidades que compõem o Coren-SP, até o mês de agosto do exercício vigentes, o envio do Levantamento das Necessidades de Capacitação – LNC a serem executadas no exercício financeiro seguinte.

§2º. As diretrizes de elaboração do PADP serão alvo de normativo próprio.

§3º. Após a ocorrência de capacitações e treinamentos, a GGP organizará as informações em relatório próprio, a ser disponibilizado no mínimo de forma anual, possibilitando o acompanhamento pela Presidência e Diretoria quanto à execução e efetividade do PADP.

Art. 35. A requisição de cursos poderá partir da GGP, das Gerências ou do próprio empregado público, devendo ser formalizado por meio de formulário eletrônico no módulo “Treinamentos” do sistema agiliza.

§1º. Quando a requisição partir do empregado, o Gerente ou superior hierárquico avaliará a pertinência do pedido em relação à atribuição desempenhada pelo empregado e às competências da área, além disso, irá informar se o pedido consta previsto no PADP, no PACC e no Orçamento.

§2º. Os formulários de requisição deverão ser encaminhados à GGP, para que seja dado início ao fluxo de treinamentos.

§3º. A GGP avaliará o formulário e poderá solicitar correção ou encaminhará à Diretoria.

§4º. O pedido de treinamento será avaliado pela Diretoria e, se aprovado, o processo eletrônico será aberto no módulo “Processo” no sistema agiliza e será dado início ao fluxo de contratação pela GCC.

§5º. Caso o treinamento não seja aprovado pela Diretoria, o pedido será devolvido ao solicitante com os motivos ou com solicitação para correção no módulo “Treinamentos”.

Art. 36. O formulário de requisição de cursos, treinamentos e afins deverá conter no mínimo as seguintes informações:

1. Valor da inscrição ou estimativa, a depender do formato pretendido;
2. Data e local de realização do evento;
3. Forma de pagamento;
4. Se haverá necessidade de pagamento antecipado, apresentando motivação expressa;
5. Identificação do(s) empregado(s) que participarão (nome, área e matrícula).

Art. 37. A antecipação de pagamento poderá ser utilizada somente se houver amparo na legislação em vigor.

Parágrafo único. Caso o objeto contratado não seja executado no prazo contratual, o valor antecipado deverá ser ressarcido ao Coren-SP.

Art. 38. Com exceção das contratações de treinamento “in company”, os participantes deverão apresentar a prestação de contas no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis após o treinamento no módulo Treinamento do sistema Agiliza.

§1º. Entende-se como prestação de contas a apresentação de relatório sobre o evento, juntamente do certificado de participação.

§2º. O relatório de prestação de contas será avaliado pelo superior hierárquico que manifestará sobre o cumprimento do planejamento de treinamentos da área, bem como do PADP, encaminhando a documentação pertinente à GGP para arquivar no prontuário do empregado, através do módulo Treinamento do sistema Agiliza.

§3º. Cada Gerência avaliará a pertinência de compartilhamento do conhecimento dentro da própria área, envidando esforços para criar formas de compartilhar materiais e experiências obtidos pelo participante do evento.

Art. 39. Enquanto não for concluído do Plano Anual de Desenvolvimento de Pessoas – PADP, a Presidência analisará os pedidos de treinamento pontualmente, podendo autorizá-los ou não.

CAPÍTULO III

DA CAPACITAÇÃO DOS AGENTES PÚBLICOS

Art. 40. À Gerência de Compras e Contratos compete prover os meios, estimular, coordenar e empreender as ações destinadas à capacitação dos agentes envolvidos nos fluxos de compras, contratação de serviços e treinamentos e gestão de contratos, prestando-lhes orientação técnica e treinamento de modo a assegurar os recursos necessários para o regular desempenho da tarefa.

 §1º. Sem prejuízo de outras ações, a Gerência de Compras e Contratos instituirá e manterá, no âmbito de sua competência, repositório atualizado de dados, de consulta livre aos agentes da autarquia, destinado à coleta, organização, e disseminação de conhecimento e boas práticas relacionadas às atividades de compras, contratação de serviços e treinamentos, aditamento, apostilamento, revisão de cláusula econômico-financeira, rescisão contratual, fiscalização e gestão de contratos.

§2º. Deverá ainda, a GCC, providenciar canal de comunicação para interação entre os agentes envolvidos nos fluxos de compras, contratação de serviços e treinamentos e execução contratual, possibilitando debates construtivos e o envio de questionamentos e respostas, auxiliando na uniformização das práticas desses procedimentos.

§3º. Quando tiver conhecimento de publicação de novos normativos, regulamentos ou legislação que possa alterar sensivelmente as diretrizes e atividades de compras, contratação de serviços, providenciará o envio de comunicado interno aos interessados e, caso entenda necessário, recomendará à Presidência a criação de Grupo de Trabalho para realizar debates e estudos para atualização das práticas utilizadas, providenciando, quando da conclusão, a publicidade a todos os envolvidos e sugestão de revisão conforme estabelecido no art. 47.

 §4º. Ao tomar conhecimento de dificuldades apresentadas pelos atores envolvidos nos fluxos e havendo grande volume e reincidência de problemas, avaliará se a situação requer a necessidade de capacitação externa a fim de mitigar a situação.

Art. 41. Cabe às Gerências e Chefias apresentarem à GGP os treinamentos necessários para os seus setores, unidades ou áreas de atuação, através de cronograma de treinamentos para o ano subsequente, devendo este estar alinhado ao Plano Anual de Desenvolvimento de Pessoas – PADP, bem como ao Plano Anual de Compras e Contratações, conforme regras e prazos estipulados na Decisão sobre o PACC.

§1º. Aprovados os treinamentos pela GGP junto à Comissão de Orçamento, cada Gerência/Chefia será responsável por iniciar o procedimento de contratação do treinamento, conforme fluxos instituídos nesta Decisão ou providenciar a participação dos funcionários da área.

§2º. As Gerências bem como a Gerência de Gestão de Pessoas serão responsáveis por exigir o cumprimento dos treinamentos pelos usuários e o envio dos certificados à Gerência de Gestão de Pessoas para arquivamento no prontuário do funcionário, através do módulo Treinamento no sistema Agiliza 

CAPÍTULO IV

DOS ATOS PROCEDIMENTAIS

Art.42. Os atos e os termos procedimentais previstos nesta Decisão, observarão o disposto em legislação específica e nas normas internas do Coren-SP, devendo assegurar a integridade e coerência dos autos e serem realizados com objetividade e respeito às formalidades indispensáveis à sua existência ou seriedade.

Art. 43. Fica estabelecida a utilização do processo eletrônico no Sistema Agiliza, nos moldes da Decisão Coren-SP nº 17/2021 ou outra que venha a substituí-la, que regulamenta o uso do processo administrativo eletrônico e Decisão Coren-SP nº 10/2021 sobre o a assinatura eletrônica no âmbito do Conselho.

Parágrafo único. As checklists eletrônicas deverão ser instituídas no módulo de processo pela GTI, em conjunto com a GCC, nos processos referentes às compras e contratação de serviços, tornando obrigatória a anexação dos documentos essenciais pelas áreas para o prosseguimento do fluxo, conforme etapas instituídas na presente Decisão.          

CAPÍTULO V

DOS PRAZOS PROCEDIMENTAIS

Art. 44. Os prazos mínimos e máximos para a realização das compras ou contratação direta, incluindo cursos e treinamentos, de acordo com os fluxos dos Anexos I e II, será:

Art. 45. Na contagem dos prazos estabelecidos nos fluxos, excluir-se-á o dia de início e incluir-se-á o do vencimento do prazo da área competente, e considerar-se-ão os dias úteis, exceto quando for expressamente disposto em contrário.

§1º. Os prazos só se iniciam em dia de expediente neste Conselho, considerando-se o calendário de funcionamento da unidade Sede, para todos os fins, em face da centralização dos processos administrativos na Sede do Coren-SP.

§2º. Os documentos encaminhados após o encerramento do horário de expediente, serão considerados recebidos no primeiro dia útil subsequente.

Art. 46. Os agentes envolvidos nos fluxos de compras e contratação de serviços de forma direta deverão executar os procedimentos e observar os prazos conforme anexos I e II desta Decisão.

CAPÍTULO VI

DA REVISÃO ANUAL DOS PROCEDIMENTOS

Art. 47. A revisão dos procedimentos previstos nesta Decisão e nos seus anexos poderá ser feita a qualquer tempo, sendo recomendado que anualmente as áreas interessadas, em conjunto ou separadamente, encaminhem à Controladoria Geral minuta com sugestões de melhoria, acompanhada de relatório analítico com a descrição dos fatos dos quais decorrem a necessidade ou conveniência da medida, assim como de seus possíveis riscos.

Art. 48. Recebido o pedido de revisão, abrir-se-á vista às demais áreas interessadas e não signatárias para que, em 10 (dez) dias úteis, manifestem-se a respeito, sendo-lhes facultada a proposição de alterações novas ou complementares.

Parágrafo único. O prazo previsto neste artigo pode ser dilatado até o dobro, mediante comprovada justificação.

Art. 49. Findo o prazo descrito no art. 44, o feito será incluído em pauta de deliberação da Presidência.

 Art. 50. O pedido de revisão para o exercício seguinte deverá ser apresentado até 30 de outubro do exercício anterior.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 51. As compras e contratações de forma direta deverão ser adequadas ao presente regramento.

§1º. Os Termos de Referência, os Editais de Aviso, os Contratos, Carta-contrato, Autorizações de compra/serviço e demais documentos deverão ser adequados à presente regulamentação, não sendo possível aplicar os ajustes aos instrumentos contratuais já em curso.

 §2º. Caso sobrevier norma específica da União tratando da dispensa de elaboração de ETP, Mapa de Riscos, Termo de Referência, Projeto Básico ou Projeto Executivo e em havendo conflito na aplicação com o presente regramento, os dispositivos de que tratam a obrigação da elaboração desses documentos poderão ser revistos.

§3º. A Gerência de Compras e Contratos e a Comissão Permanente de Licitação promoverão as devidas adequações nos modelos de instrumentos contratuais e demais documentos.

Art. 52. O descumprimento injustificado de quaisquer dos deveres previstos nesta Decisão ensejará a responsabilização administrativa daquele que lhe der causa, sem prejuízo das demais cominações legais aplicáveis.

Art. 53. Esta Decisão entrará em vigor a partir de 01 de julho de 2022.

Art. 54. Apó decorridos 5 (cinco) meses do início de sua vigência, as áreas PJUR, Controladoria Geral, GCC e CPL, em conjunto ou separadamente, deverão apresentar à Diretoria relatório sobre a avaliação dos efeitos produzidos por esta Decisão.

Parágrafo único. O prazo máximo de entrega dos relatórios será de 31/01/2023, podendo ser prorrogado em 1 (um) mês mediante autorização da Diretoria.

Art. 55. Revogam-se as disposições em contrário da Norma Interna COREN-SP/CG/NI/001/2013 Versão 3.0.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

São Paulo, 23 de junho de 2022.